Proses penerbitan ijazah bagi peserta didik Madrasah Ibtidaiyah (MI), Madrasah Tsanawiyah (MTs), dan Madrasah Aliyah (MA) Tahun Ajaran 2025/2026 kini dilakukan melalui integrasi antara sistem Pangkalan Data Ujian Madrasah (PDUM) dan Manajemen Ijazah. Oleh karena itu, operator madrasah perlu memahami setiap tahapan agar proses penerbitan ijazah dapat berjalan lancar dan sesuai jadwal yang telah ditetapkan.
Baca Juga: Pembagian Rapor Semester Genap 2025/2026 Digelar 20 Juni 2026
Secara umum, alur penerbitan ijazah dilakukan melalui tiga tahapan utama, yaitu PDUM, Manajemen Ijazah, kemudian kembali ke PDUM hingga proses pencetakan ijazah selesai.
Mengapa Operator Harus Memahami Alur Penerbitan Ijazah?
Penerbitan ijazah merupakan proses administrasi penting yang melibatkan validasi data peserta didik, penetapan kelulusan, penerbitan nomor seri ijazah, hingga pencetakan dokumen resmi.
Kesalahan pada salah satu tahapan dapat menyebabkan keterlambatan penerbitan ijazah atau ketidaksesuaian data peserta didik. Karena itu, operator madrasah perlu mengikuti setiap prosedur sesuai jadwal yang ditentukan.
Tahap Awal di PDUM
Sebelum memasuki proses Manajemen Ijazah, madrasah harus memastikan seluruh data kelulusan peserta didik telah diproses di PDUM.
1. Melakukan Cek Status Kelulusan
Langkah pertama adalah melakukan pengecekan status pada sistem PDUM, terutama bagi madrasah yang belum menemukan tombol atau menu kelulusan pada akun masing-masing.
2. Menetapkan Status Kelulusan Siswa
Madrasah kemudian melakukan proses penetapan seluruh peserta didik dengan status lulus atau tidak lulus sesuai jadwal yang telah ditentukan.
3. Mengisi Nomor dan Tanggal SK Kelulusan
Setelah status kelulusan ditetapkan, operator wajib menginput nomor serta tanggal Surat Keputusan (SK) Kelulusan pada sistem PDUM.
4. Menginput Nilai dan Mencetak SKL
Tahapan berikutnya adalah pengisian nilai peserta didik hingga proses pencetakan Surat Keterangan Lulus (SKL). Tahap ini tidak berkaitan langsung dengan Manajemen Ijazah, namun tetap harus diselesaikan terlebih dahulu.
5. Mengirim Data Kelulusan ke Manajemen Ijazah
Setelah seluruh data kelulusan lengkap, madrasah dapat mengirim data tersebut ke sistem Manajemen Ijazah sesuai jadwal yang telah dibuka oleh sistem.
Proses di Manajemen Ijazah
Setelah data berhasil terkirim dari PDUM, operator dapat melanjutkan proses pada aplikasi Manajemen Ijazah.
6. Menyesuaikan Data Kepala Madrasah
Operator perlu memeriksa dan menyesuaikan nama serta gelar Kepala Madrasah yang akan tercantum pada ijazah.
Ketepatan data ini sangat penting karena akan muncul pada dokumen resmi peserta didik.
7. Mengunggah Pasfoto Peserta Didik
Madrasah dapat mengunggah foto peserta didik pada sistem Manajemen Ijazah.
Meskipun bersifat opsional, unggahan foto dapat membantu melengkapi data peserta didik dalam sistem.
8. Membuat dan Mengunggah SPTJM
Tahapan berikutnya adalah membuat Surat Pernyataan Tanggung Jawab Mutlak (SPTJM) dan mengunggahnya ke sistem Manajemen Ijazah.
Namun, langkah ini hanya dapat dilakukan apabila data peserta didik telah terbaca pada SK Kelulusan di sistem.
Operator disarankan untuk bersabar dan melakukan pengecekan secara berkala apabila data belum muncul.
Kembali ke PDUM untuk Tahap Akhir
Setelah seluruh proses pada Manajemen Ijazah selesai, operator kembali melanjutkan tahapan di PDUM.
9. Melakukan Sinkronisasi DNT
Sinkronisasi Daftar Nominasi Tetap (DNT) dilakukan melalui menu Alumni pada PDUM setelah data DNT berhasil terbaca oleh sistem.
10. Mengajukan Nomor Seri Ijazah
Madrasah dapat mengajukan penerbitan nomor seri ijazah setelah seluruh data peserta didik dinyatakan lengkap dan valid.
11. Mengisi Tanggal Cetak dan Generate Ijazah
Apabila nomor seri ijazah telah diterbitkan, operator dapat mengisi tanggal cetak dan melakukan generate ijazah melalui sistem.
12. Mencetak Ijazah
Tahap terakhir adalah proses pencetakan ijazah yang telah selesai diproses dan memiliki nomor seri resmi.
Sebelum mencetak dalam jumlah besar, operator disarankan melakukan pengecekan ulang terhadap seluruh data peserta didik untuk memastikan tidak terdapat kesalahan penulisan.
Fokus Utama: PDUM – Manajemen Ijazah – PDUM
Dalam pelaksanaannya, operator perlu memahami bahwa alur penerbitan ijazah berfokus pada tiga tahapan utama:
- PDUM
- Manajemen Ijazah
- PDUM kembali hingga pencetakan
Urutan ini harus dilakukan secara berjenjang dan tidak dapat dilompati agar seluruh data peserta didik dapat diproses secara sempurna.
Tips Agar Proses Penerbitan Ijazah Berjalan Lancar
Beberapa hal yang perlu diperhatikan operator madrasah antara lain:
- Memastikan data peserta didik telah valid.
- Memeriksa kembali NISN, nama, tempat lahir, dan tanggal lahir.
- Menginput SK Kelulusan dengan benar.
- Melakukan sinkronisasi sesuai jadwal yang ditentukan.
- Memantau sistem secara berkala apabila data belum muncul.
- Menyimpan dokumen pendukung sebelum proses unggah.
Dengan ketelitian dan pemantauan yang rutin, proses penerbitan ijazah dapat berjalan lebih cepat dan meminimalkan kesalahan administrasi.
Pahami Alur Sejak Awal Agar Tidak Terjadi Kendala
Penerbitan ijazah MI, MTs, dan MA Tahun Ajaran 2025/2026 memerlukan koordinasi antara sistem PDUM dan Manajemen Ijazah. Oleh karena itu, operator madrasah perlu memahami seluruh tahapan mulai dari penetapan kelulusan, unggah SPTJM, sinkronisasi data, hingga pencetakan ijazah.
Dengan mengikuti alur yang telah ditetapkan, proses penerbitan ijazah dapat berlangsung lebih tertib, akurat, dan sesuai jadwal sehingga dokumen kelulusan peserta didik dapat diterbitkan tepat waktu.